จัดการคลังสินค้าด้วย Odoo Inventory ให้สต๊อกตรงกับของจริง

ปัญหาที่เจอเกือบทุกโรงงานและทุกคลังคือ ตัวเลขในระบบไม่ตรงกับของบนชั้น ซึ่งทำให้ขายของที่ไม่มี สั่งซื้อของที่มีอยู่แล้ว และปิดงบไม่ลง บทความนี้อธิบายวิธีตั้งค่า Odoo Inventory ให้แก้ปัญหานี้ได้จริง

Odoo คิดเรื่องสต๊อกอย่างไร

สิ่งที่ทำให้ Odoo ต่างจากโปรแกรมสต๊อกทั่วไปคือแนวคิด double-entry สำหรับสินค้า ทุกการเคลื่อนไหวต้องมีต้นทางและปลายทางเสมอ ของไม่ได้ “หายไป” แต่ถูกย้ายจากตำแหน่งหนึ่งไปอีกตำแหน่ง

• ซื้อของเข้า คือย้ายจาก “ผู้ขาย” ไป “คลัง”
• ขายของออก คือย้ายจาก “คลัง” ไป “ลูกค้า”
• ของเสีย คือย้ายจาก “คลัง” ไป “ตำแหน่งของเสีย”
• ปรับยอด คือย้ายระหว่างคลังกับ “ตำแหน่งปรับปรุงสต๊อก”

ผลคือคุณตามรอยได้เสมอว่าของหายไปไหน ซึ่งเป็นเครื่องมือสำคัญที่สุดในการทำให้สต๊อกตรง

ออกแบบโครงสร้างคลังให้ถูกตั้งแต่ต้น

ก่อนคีย์ข้อมูลใด ๆ ควรตอบคำถามเหล่านี้ให้ได้

1. มีกี่คลัง และแต่ละคลังมีหน้าที่อะไร
2. ในแต่ละคลังแบ่งพื้นที่อย่างไร เช่น รับเข้า พร้อมขาย รอตรวจ ของเสีย
3. ต้องแยกสินค้าฝากขายหรือสินค้าของลูกค้าออกจากสินค้าของบริษัทหรือไม่
4. สินค้าตัวไหนต้องติดตาม Lot หรือ Serial

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือสร้างตำแหน่งจัดเก็บละเอียดเกินไปตั้งแต่วันแรก จนพนักงานคลังไม่อยากบันทึก ควรเริ่มจากโครงสร้างที่หยาบพอจะทำได้จริง แล้วค่อยละเอียดขึ้นเมื่อทีมชิน

เลือกวิธีรับ-ส่งของให้ตรงกับงานจริง

Odoo ให้เลือกจำนวนขั้นตอนได้

• รับของขั้นตอนเดียว ของเข้าคลังทันที เหมาะกับธุรกิจเล็กที่ไม่ต้องตรวจ
• รับของสองขั้นตอน รับเข้า แล้วค่อยเก็บเข้าที่ เหมาะกับคลังที่มีจุดตรวจรับ
• รับของสามขั้นตอน เพิ่มขั้นตรวจคุณภาพ เหมาะกับโรงงานหรือสินค้าที่ต้องตรวจก่อนใช้

ฝั่งส่งออกก็มีตั้งแต่หนึ่งถึงสามขั้นตอนเช่นกัน หลักการเลือกคือ ใช้ขั้นตอนน้อยที่สุดที่ยังควบคุมความเสี่ยงได้ ทุกขั้นตอนที่เพิ่มคือเวลาของพนักงานที่เพิ่มขึ้นจริง

Lot และ Serial ใช้เมื่อไร

Lot เหมาะกับสินค้าที่ผลิตเป็นรุ่น เช่น อาหาร เครื่องสำอาง เคมีภัณฑ์ ที่ต้องตามวันหมดอายุและเรียกคืนทั้งล็อตได้

Serial เหมาะกับสินค้าที่ต้องระบุชิ้นต่อชิ้น เช่น เครื่องจักร อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่มีการรับประกันรายเครื่อง

คำเตือนจากประสบการณ์คือ อย่าเปิด Lot/Serial กับสินค้าทุกตัวเพราะ “เผื่อไว้ก่อน” เพราะภาระงานบันทึกจะเพิ่มมหาศาลจนทีมเลิกใช้ ให้เปิดเฉพาะกลุ่มที่จำเป็นจริง

การนับสต๊อกที่ทำให้ตัวเลขตรง

การนับปีละครั้งไม่พอสำหรับธุรกิจที่หมุนเวียนเร็ว วิธีที่ได้ผลกว่าคือ Cycle Count หรือการนับหมุนเวียน

• แบ่งสินค้าเป็นกลุ่ม A/B/C ตามมูลค่าและความถี่ในการเคลื่อนไหว
• กลุ่ม A นับบ่อยที่สุด เช่น เดือนละครั้ง
• กลุ่ม C นับปีละครั้งก็พอ
• ตั้งความถี่ในระบบเพื่อให้ Odoo เตือนอัตโนมัติ

ที่สำคัญกว่าการนับคือ การหาสาเหตุ ทุกครั้งที่ยอดไม่ตรง ควรบันทึกเหตุผลไว้ เช่น รับของแล้วไม่บันทึก เบิกไปใช้แล้วไม่ตัด หรือหน่วยนับผิด เมื่อรวบรวมได้สักเดือนจะเห็นชัดว่าปัญหาจริงอยู่ตรงไหน

จุดสั่งซื้อและการเติมสินค้าอัตโนมัติ

Odoo มีเครื่องมือเติมสินค้าสองแบบหลัก

Reordering Rule กำหนดจุดต่ำสุดและสูงสุดต่อสินค้าต่อคลัง เมื่อของเหลือต่ำกว่าจุดต่ำสุด ระบบจะเสนอสร้างใบขอซื้อหรือใบสั่งผลิตให้

Make to Order สั่งซื้อหรือผลิตเมื่อมีคำสั่งขายเข้ามาเท่านั้น เหมาะกับสินค้าราคาสูงหรือสั่งทำพิเศษ

การตั้งจุดสั่งซื้อควรอิงข้อมูลจริง คือยอดใช้เฉลี่ยต่อวันคูณด้วยระยะเวลารอสินค้า บวกสต๊อกเผื่อความผันผวน ไม่ใช่กำหนดจากความรู้สึก

ต้นทุนสินค้าและการเชื่อมกับบัญชี

ตั้งค่าที่ต้องตัดสินใจร่วมกับฝ่ายบัญชีคือ

• วิธีคิดต้นทุน Standard, Average หรือ FIFO
• การลงบัญชีสินค้าคงเหลือ แบบต่อเนื่อง (Perpetual) หรือแบบเป็นงวด (Periodic)
• ต้นทุนแฝง (Landed Cost) สำหรับธุรกิจนำเข้า ที่ต้องกระจายค่าขนส่ง ภาษีนำเข้า และค่าดำเนินการเข้าไปในต้นทุนสินค้า

สำหรับธุรกิจนำเข้าในไทย เรื่อง Landed Cost มีผลกับกำไรต่อสินค้ามาก ถ้าไม่ทำ ต้นทุนที่เห็นจะต่ำกว่าความจริงและทำให้ตั้งราคาผิด

สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดที่ทำให้สต๊อกไม่ตรง

1. บันทึกย้อนหลังหลายวัน ทำให้ลำดับเหตุการณ์เพี้ยน
2. หน่วยนับไม่สอดคล้อง เช่น ซื้อเป็นลัง ขายเป็นชิ้น แต่ไม่ตั้งค่าการแปลงหน่วย
3. ของเสียหรือตัวอย่างแจกลูกค้าไม่ถูกบันทึก
4. มีคลังเงา เช่น ของอยู่ในรถส่งของแต่ระบบยังนับเป็นในคลัง
5. สิทธิ์การแก้ไขกว้างเกินไป จนใครก็ปรับยอดได้โดยไม่ต้องอนุมัติ

ทั้งห้าข้อแก้ได้ด้วยการออกแบบกระบวนการและสิทธิ์ผู้ใช้ ไม่ใช่ด้วยการเพิ่มฟีเจอร์

สรุป

Odoo Inventory มีเครื่องมือครบสำหรับทำให้สต๊อกตรง แต่ผลลัพธ์ขึ้นกับการออกแบบโครงสร้างคลังและวินัยการบันทึกมากกว่าตัวซอฟต์แวร์ เริ่มจากโครงสร้างที่เรียบง่าย ตั้งการนับหมุนเวียน และไล่หาสาเหตุทุกครั้งที่ยอดไม่ตรง

ปรึกษาเรา ถ้าอยากให้ช่วยออกแบบโครงสร้างคลังและกระบวนการรับ-จ่ายของให้เหมาะกับธุรกิจคุณ

คำถามที่พบบ่อย

Odoo รองรับหลายคลังและหลายสาขาไหม?

รองรับครับ คุณสร้างคลังได้ไม่จำกัด แต่ละคลังมีโครงสร้างตำแหน่งจัดเก็บย่อยของตัวเอง และตั้งกฎการเติมสินค้าระหว่างคลังได้ เช่น ให้สาขาดึงของจากคลังกลางอัตโนมัติเมื่อต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ

ต้นทุนสินค้าใน Odoo คิดแบบไหนได้บ้าง?

รองรับทั้ง Standard Price, Average Cost (AVCO) และ FIFO โดยตั้งค่าแยกตามหมวดสินค้าได้ ธุรกิจไทยส่วนใหญ่ใช้ Average หรือ FIFO ควรตกลงกับผู้สอบบัญชีก่อนตั้งค่าเพราะเปลี่ยนภายหลังยุ่งยาก

ใช้บาร์โค้ดกับ Odoo ต้องซื้ออะไรเพิ่ม?

ใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ดแบบ USB หรือบลูทูธทั่วไปได้เลย เพราะทำงานเหมือนแป้นพิมพ์ ส่วนแอปบาร์โค้ดบนมือถือที่ออกแบบมาเฉพาะอยู่ในชุด Enterprise หากใช้ Community สามารถใช้หน้าจอปกติร่วมกับเครื่องสแกนได้