Odoo เป็นระบบที่ออกแบบมาให้ใช้ได้ทั่วโลก ซึ่งเป็นข้อดี แต่ก็แปลว่ามันไม่ได้รู้จักกฎหมายภาษีไทยมาตั้งแต่แรก บทความนี้สรุปสิ่งที่ต้องทำจริงเพื่อให้ Odoo ใช้กับงานบัญชีและภาษีในประเทศไทยได้อย่างถูกต้อง
หมายเหตุ: บทความนี้เขียนเพื่ออธิบายแนวทางการตั้งค่าระบบ ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายหรือทางบัญชี กรุณาตรวจสอบรายละเอียดกับผู้สอบบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีของคุณเสมอ
1. ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)
สิ่งที่ต้องตั้งค่า
Odoo ใช้แนวคิด Tax และ Fiscal Position ในการจัดการภาษี สำหรับประเทศไทยคุณต้องมีอย่างน้อย
- ภาษีขาย 7% และภาษีซื้อ 7%
- รายการภาษีอัตราศูนย์สำหรับการส่งออก
- รายการยกเว้นภาษีสำหรับสินค้าและบริการที่ได้รับยกเว้น
- การแยกบัญชีภาษีซื้อและภาษีขายให้ตรงกับผังบัญชี
จุดที่มักตั้งค่าผิดคือ ภาษีซื้อที่ยังไม่ถึงกำหนด ธุรกิจที่ใช้เกณฑ์ใบกำกับภาษีอาจต้องแยกภาษีซื้อที่ยังไม่ได้รับใบกำกับออกจากภาษีซื้อที่ขอคืนได้แล้ว ซึ่งต้องออกแบบผังบัญชีรองรับตั้งแต่ต้น
รายงานภาษีซื้อ-ภาษีขาย
รายงานภาษีมาตรฐานของ Odoo ไม่ตรงกับรูปแบบที่กรมสรรพากรกำหนด สิ่งที่ต้องพัฒนาเพิ่มคือรายงานที่แสดง ลำดับที่ วันที่ เลขที่ใบกำกับภาษี ชื่อผู้ขาย/ผู้ซื้อ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี มูลค่าสินค้า และจำนวนภาษี ในรูปแบบที่นำไปประกอบการยื่นแบบ ภ.พ.30 ได้
2. ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Withholding Tax)
นี่คือส่วนที่ Odoo มาตรฐานขาดมากที่สุดสำหรับประเทศไทย
สิ่งที่ระบบต้องทำได้
- แยก ประเภทเงินได้ ตามที่กฎหมายกำหนด เช่น ค่าบริการ ค่าเช่า ค่าโฆษณา ค่าขนส่ง ค่าวิชาชีพอิสระ
- คำนวณอัตราหักตามประเภทเงินได้โดยอัตโนมัติเมื่อบันทึกจ่ายเงิน
- แยกกรณีผู้รับเป็น บุคคลธรรมดา (ยื่น ภ.ง.ด.3) และ นิติบุคคล (ยื่น ภ.ง.ด.53)
- ออก หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) พร้อมเลขที่เอกสารเรียงลำดับ
- สรุปรายเดือนเป็นรายงานสำหรับยื่นแบบ
ข้อควรระวังในการออกแบบ
ภาษีหัก ณ ที่จ่ายเกิดตอน จ่ายเงิน ไม่ใช่ตอนตั้งหนี้ ระบบจึงต้องผูกการหักภาษีเข้ากับรายการชำระเงิน และต้องรองรับกรณีที่จ่ายบางส่วน หรือจ่ายรวมหลายใบแจ้งหนี้ในครั้งเดียว ซึ่งเป็นเรื่องที่ทำให้การพัฒนาซับซ้อนกว่าที่คิด
อีกกรณีที่พบบ่อยคือ ฝั่งที่เราถูกหัก เมื่อลูกค้าจ่ายเงินให้เราแล้วหักภาษีไว้ ระบบต้องบันทึกภาษีถูกหักเป็นสินทรัพย์ และเก็บหลักฐาน 50 ทวิ ที่ได้รับไว้เพื่อใช้เครดิตภาษีตอนสิ้นปี
3. เอกสารภาษีภาษาไทย
เอกสารที่ธุรกิจไทยต้องออกและมักต้องปรับใน Odoo ได้แก่
- ใบกำกับภาษี/ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้ แบบเต็มรูป
- ใบกำกับภาษีอย่างย่อ สำหรับธุรกิจค้าปลีก
- ใบเพิ่มหนี้ และ ใบลดหนี้
- ใบเสร็จรับเงิน
- ใบสำคัญจ่าย และ ใบสำคัญรับ
ทุกฉบับต้องมีข้อความและข้อมูลครบตามที่ประกาศกรมสรรพากรกำหนด เช่น คำว่า “ใบกำกับภาษี” ชื่อและที่อยู่ผู้ประกอบการ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เลขที่และวันที่ของเอกสาร รวมถึงการระบุสำนักงานใหญ่หรือสาขา
สิ่งที่ต้องทำใน Odoo คือออกแบบ QWeb report ใหม่ทั้งชุด และตั้งค่าลำดับเลขที่เอกสารให้ต่อเนื่องไม่ซ้ำ ซึ่งสำคัญมากเวลาถูกตรวจสอบ
4. ผังบัญชีและงบการเงิน
ผังบัญชีมาตรฐานที่ Odoo ให้มาไม่ตรงกับที่ผู้สอบบัญชีไทยคุ้นเคย ควรตั้งผังบัญชีใหม่โดยอิงโครงสร้างที่ใช้กันทั่วไปในประเทศไทย และจัดกลุ่มให้ออก งบแสดงฐานะการเงิน และ งบกำไรขาดทุน ตามรูปแบบที่ยื่นกรมพัฒนาธุรกิจการค้าได้
อีกจุดที่ควรตั้งแต่ต้นคือ รอบระยะเวลาบัญชี และการล็อกงวดที่ปิดแล้ว เพื่อป้องกันการแก้ไขย้อนหลังหลังปิดงบ
5. ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์
ปัจจุบันมีสองแนวทางหลัก
e-Tax Invoice by Email เหมาะกับผู้ประกอบการรายเล็ก ส่งไฟล์ผ่านระบบประทับรับรองเวลาของ สพธอ. ขั้นตอนไม่ซับซ้อน แต่ต้องปฏิบัติตามรูปแบบไฟล์และขั้นตอนที่กำหนด
e-Tax Invoice & e-Receipt ใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ลงลายมือชื่อดิจิทัลบนเอกสาร และนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร เหมาะกับองค์กรที่ออกเอกสารจำนวนมาก โดยทั่วไปจะเชื่อมผ่านผู้ให้บริการที่ได้รับอนุมัติ
การเชื่อม Odoo เข้ากับทั้งสองแนวทางทำได้ผ่าน API ของผู้ให้บริการ โดยต้องออกแบบให้ระบบส่งเอกสารอัตโนมัติเมื่อยืนยันใบกำกับภาษี และเก็บสถานะการนำส่งกลับมาแสดงในเอกสาร เพื่อให้ทีมบัญชีตรวจสอบได้ว่าฉบับไหนส่งสำเร็จแล้ว
6. เรื่องเล็กที่ทำให้ผู้ใช้ชอบระบบขึ้นมาก
- ตั้ง วันหยุดราชการไทย ในปฏิทินระบบ เพื่อให้การวางแผนส่งของและงานผลิตแม่นขึ้น
- แสดง ปีพุทธศักราช ในเอกสารที่ต้องใช้ พ.ศ.
- ตั้งค่า สกุลเงินบาท และรูปแบบตัวเลขให้ถูกต้อง
- เพิ่ม QR PromptPay บนใบแจ้งหนี้ ช่วยให้ลูกค้าจ่ายเร็วขึ้นอย่างเห็นได้ชัด
- แปลหน้าจอและชื่อฟิลด์เป็นภาษาไทยให้สม่ำเสมอทั้งระบบ
สรุป
Odoo ใช้กับบัญชีไทยได้ดีมาก แต่ไม่ใช่ทันทีที่ติดตั้งเสร็จ งานที่ต้องทำเพิ่มคือระบบภาษีหัก ณ ที่จ่าย รายงานภาษีตามแบบสรรพากร เอกสารภาษาไทย และผังบัญชีที่ผู้สอบบัญชีอ่านได้ ซึ่งรวมแล้วเป็นงานหลายสัปดาห์ถ้าเริ่มจากศูนย์
ทางลัดคือเริ่มจากระบบที่ทำส่วนเหล่านี้ไว้แล้ว เราจึงพัฒนา OneBiz ERP ขึ้นบนฐาน Odoo โดยเติมความพร้อมด้านภาษีไทยไว้ให้ คุยกับเรา ถ้าอยากดูว่าเอกสารและรายงานหน้าตาเป็นอย่างไรก่อนตัดสินใจ
คำถามที่พบบ่อย
Odoo มาตรฐานทำภาษีหัก ณ ที่จ่ายได้เลยไหม?
ไม่ได้ทันทีครับ Odoo มาตรฐานมีระบบภาษีที่ยืดหยุ่นพอจะตั้งค่าให้หักเงินได้ แต่ส่วนที่ขาดคือการจัดประเภทเงินได้ตามกฎหมายไทย การออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) และรายงานสรุปสำหรับยื่น ภ.ง.ด.3 / ภ.ง.ด.53 ซึ่งต้องพัฒนาโมดูลเพิ่มหรือใช้ระบบที่ปรับมาให้แล้ว
ต้องใช้ Odoo Enterprise ไหมถึงจะทำบัญชีไทยได้?
ไม่จำเป็นเสมอไป Community ทำได้ถ้าเสริมโมดูลที่เหมาะสม แต่ Enterprise จะช่วยเรื่องการกระทบยอดธนาคารและรายงานงบการเงินได้สะดวกกว่า การเลือกจึงขึ้นกับว่าคุณจะปิดงบเองในระบบหรือส่งให้สำนักงานบัญชี
e-Tax Invoice by Email กับ e-Tax Invoice & e-Receipt ต่างกันอย่างไร?
e-Tax Invoice by Email เป็นช่องทางสำหรับผู้ประกอบการรายเล็กที่ส่งเอกสารผ่านระบบประทับรับรองเวลาของ สพธอ. ส่วน e-Tax Invoice & e-Receipt ใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ลงลายมือชื่อดิจิทัลและนำส่งกรมสรรพากร เหมาะกับองค์กรที่มีปริมาณเอกสารมาก ทั้งสองแบบเชื่อมกับ Odoo ได้ผ่านการพัฒนาเพิ่มหรือผู้ให้บริการภายนอก